Le télétravail est défini comme une activité professionnelle effectuée en dehors de l’entreprise – que ce soit à la demande de l’employé ou de l’employeur. En règle générale, les règles pour le télétravail et le travail sur écran à domicile sont les mêmes qu’au bureau. Cela dit, avec l’augmentation du télétravail, certaines règles et garanties ont été établies pour encadrer l’entreprise et ses employés.
Cela signifie notamment que votre bureau à domicile doit être adapté de manière à ce que vous pouvez travailler de manière sûre, saine, productive et sans perturbation, comme au bureau.
Source : Service Public
Avez-vous le contrôle sur tout ce qui concerne votre bureau à domicile ? Voici tout ce que vous devez savoir.
Les règles pour le télétravail – l’inventaire
Un accord collectif ou une charte peuvent obliger l’employeur à fournir les équipements nécessaires pour la réalisation du travail en télétravail – encore une fois, si aucun accord collectif ou charte n’a été établi, l’employé est dans son droit d’utiliser ses équipements personnels.
En ce qui concerne l’usage de matériel fourni – ou non – par l’entreprise, celle-ci se doit d’informer formellement ses employés sur son utilisation. En effet, l’employeur se doit d’informer ses employés sur toute restriction éventuellement concernant l’utilisation des équipements informatiques mais se doit également d’informer ses employés sur toutes sanctions possibles en cas de non-respect.
La prise en charge des frais liés au travail
Tout frais lié au télétravail se doit d’être pris en charge par l’employeur lorsque ceux-ci sont considérés comme permettant la bonne exécution du travail par l’employé. A ce titre, ces dépenses justifiées, par facture à l’appui, peuvent être soit remboursé par l’employeur, ou un système d’indemnité forfaitaire mis en place.
Source : Service Public
Aucune obligation n’a été établie en ce qui concerne les équipements de travail à domicile, concernant le poste de travail en lui-même, incluant l’écran d’ordinateur, souris, clavier, etc. Toutefois, il est recommandé aux entreprises de fournir à ses employés des équipements dit ergonomiques, permettant d’assurer la sécurité, la santé et le bien être de ses employés.
En fournissant à ses employés une souris et un clavier ergonomique mais également en les aidant à mettre en place une espace de travail également ergonomique, cela peut contribuer à augmenter la productivité des employés sur le long terme, tout en préservant leur bien-être et en réduisant les prises d’arrêt maladie liées à l’utilisation d’équipements non-ergonomiques.
Le fait que l’employeur a une responsabilité ne signifie pas qu’en tant qu’employé, vous ne pouvez pas agir. La plupart des entreprises ne sont toujours pas habituées avec le télétravail et l’arrangement ergonomique nécessaire à domicile. Vous pouvez donc, en tant qu’employé, faire des suggestions ou exprimer vos vœux pour un meilleur bureau à domicile.
Source : INRS
Selon l’INRS, cela est nécessaire pour un bon environnement de travail sur l’écran :
- Un écran réglable en luminosité, contraste, hauteur et angle.
- Une souris et un clavier qui favorisent des postures de travail correctes
- Une table de travail avec une surface non réfléchissante, aux dimensions suffisantes et avec possibilité de réglage en hauteur.
- Une chaise de travail qui offre un bon support.
- Une luminosité adaptée à la vision de l’employé qui n’éblouit pas et ne se reflète pas sur l’écran. Il doit être également possible de bloquer la lumière des fenêtres.
Quelques conseils pour un bureau à domicile confortable :
- Assurez-vous que vos meubles soient adaptés. Beaucoup ont pris l’habitude de travailler à la table à manger, ce qui pourrait convenir s’il y avait suffisamment d’espace pour vous et votre équipement et s’il y avait assez d’espace pour vos jambes sous la table.
- Si vous n’avez pas une table à la hauteur réglable, vous pouvez par exemple élever votre ordinateur en utilisant quelques livres, une table à repasser ou un support d’ordinateur que vous pouvez utiliser au cours de la journée pour travailler debout.
- C’est aussi une bonne idée d’utiliser une chaise qui peut se régler sur plusieurs positions. Si cela n’est pas possible, le mot clé demeure la variation et vous devriez changer de chaise au cours de la journée.
- Vous devez aussi avoir un bon éclairage. La lumière du jour naturelle est importante mais ne doit pas éblouir. Investissez dans une bonne lampe de bureau à la luminosité réglable.
- Assurez-vous de bien ventiler votre bureau à domicile pendant la journée pour bien oxygéner l’espace.
- Un clavier externe et une souris externe sont essentiels pour une bonne ergonomie au bureau à domicile. Cela assure que votre écran (celui de votre ordinateur) soit à la bonne hauteur sans avoir à lever les bras pour écrire.
- Et la cerise sur le gâteau pour un environnement ergonomique de travail à domicile est d’avoir une souris centrée. Cela vous soulagera des syndromes dits de la souris comme ce type de souris permet d’utiliser vos deux mains devant votre corps.
La RollerMouse Red est aussi disponible sans fil, ce qui la rend facilement transportable pour aller au travail.
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La protection des données au bureau à domicile
Sur votre lieu de travail, il y a sans doute une configuration fixe en termes de sécurité informatique qui n’est pas présente à votre domicile. Votre programme antivirus n'est probablement pas aussi pointu qu'au bureau et vous n'êtes pas aussi strict lorsqu'il s'agit de verrouiller votre écran lorsque vous vous absentez du bureau. Mais vous devriez l'être dans les faits. Amenez vos routines du bureau à domicile et vous serez sûr d’avoir fait votre part. De plus, assurez-vous d'avoir une discussion sur votre lieu de travail sur la sécurité informatique, le stockage de données et l'utilisation de votre ordinateur de travail par la famille.
Ma famille peut-elle utiliser mon ordinateur de travail ?
Votre fils a remarqué que votre nouvel ordinateur de travail est bien plus rapide que celui qu’il a hérité de tante Hélène ? Si tel n’est pas déjà le cas, il le remarquera sans doute le moment où vous laissez votre ordinateur déverrouillé plus de quelques minutes…
Mais, peut-il l’utiliser ?
L’utilisation à titre privé de votre ordinateur de travail, par exemple, pour surfer sur le web ou jouer à des jeux, augmente le risque de virus. Par conséquent, l’utilisation à titre privé de votre ordinateur de travail doit faire partie du dialogue avec votre employeur, auquel nous vous encourageons, pour couvrir tout ce qui a trait à la sécurité des données dans le contexte du télétravail.
Les points suivants devraient figurer à l’ordre du jour lors du dialogue sur la sécurité des données :
- Le droit de l’employé à installer et utiliser son email personnel
- Le droit de l’employé à utiliser l’équipement pour une navigation privée sur internet
- Le droit de l’employé à utiliser l’équipement pour des raisons privées (courriel personnel, etc.)
- Si l’ordinateur est réservé à l’employé ou si sa famille peut aussi utiliser l’équipement
- Si de nouveaux programmes ou des jeux peuvent être installés sur l’ordinateur
- La question de la responsabilité en cas d’accident ou d’erreurs faisant suite à une utilisation privée de l’ordinateur
Les règles pour le télétravail : déductions et assurances
Le télétravail ne couvre pas que l’ergonomie, la sécurité ou la disposition de l’espace mais aussi d’autres règles que vous devez connaître, notamment en matière de taxation et d’assurances.
Le télétravail: Impôts et déductions
L’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 a supprimé l’obligation pour l’employeur de prendre en charge les coûts découlant directement du télétravail à domicile, notamment les coûts des matériels, logiciels, communications et outils ainsi que la maintenance de ceux-ci. Or, si le salarié en télétravail avance des frais professionnels, il doit être remboursé par l’employeur. Ce dédommagement peut s’effectuer soit par le versement d’une allocation forfaitaire soit par le remboursement sur facture.
En 2020, les allocations versées par l’employeur au titre du travail à domicile sont exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite de 550 euros pour l’année. Le montant de l’exonération varie selon le versement ou non d’allocations par l’employeur. Les allocations comprennent indemnités, remboursements forfaitaires et remboursements de frais réels.
Les frais associés au télétravail qui sont déductibles comprennent :
- Frais de communication (par exemple : abonnement internet)
- Frais de fournitures et d’imprimés (par exemple : cartouches d’encre, ramettes de papier)
- Frais liés à l’utilisation d’un local privé (par exemple : électricité, eau, chauffage, assurance habitation)
- Frais de téléphone portable (abonnement, communication, achat de téléphone portable)
- Dépenses d’acquisition de mobilier et matériel informatique pour les besoins de votre activité professionnelle
- Frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail (sur la base de justificatifs)
Les types d’allocations pouvant être versées par les entreprises dans le cadre du travail à domicile comprennent :
- Les remboursements sur justificatifs des équipements de bureau (écran, chaise, bureau, caisson de rangement)
- Les remboursements d’une partie de l’abonnement internet
- Les remboursements du diagnostic électrique du logement
- Les indemnités forfaitaires mensuelle destinée à compenser les frais de connections internet, d’assurance, d’énergie et d’occupation du domicile à des fins professionnelles
- Les primes forfaitaires annuelles pour couvrir les frais liés au télétravail
La déduction des frais associés au télétravail varie selon le versement ou non d’une allocation par votre employeur et selon votre choix d’opter pour la déduction des frais réels ou non.
Le ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance a développé un guide détaillé sur les allocations versées par les employeurs et frais engagés par les salariés en 2020, disponible ici.
Source: Ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance; Service-Public, Cadremploi.fr
Télétravail et assurance
En principe, si votre entreprise a acheté du matériel que vous utilisez à votre domicile ou que vous fait l’achat pour motifs professionnels, ce matériel n’est pas couvert par votre assurance habitation. Dans ce cas de figure, c’est à l’assurance de votre entreprise de couvrir tout dommage, comme par exemple si vous renversez du café sur l’ordinateur ou si votre écran se fait voler.
Si vous êtes propriétaire de l’équipement ou si vous dirigez votre entreprise en télétravail, vous pouvez étendre votre assurance habitation pour couvrir vos équipements de bureau.
Accident de travail en télétravail
Même en travaillant à la maison, si vous vous blessez en travaillant à domicile, vous êtes sous la responsabilité de votre employeur. La blessure doit être en lien avec votre travail, par exemple si elle est due à l’utilisation d’un équipement non-ergonomique.
Cela est dans l’intérêt de votre employeur de s’assurer que vous utilisez un équipement de travail ergonomique en télétravail, afin que des blessures ne soient pas causées par un manque d’ergonomie.
